راهنمای برنامه منتورینگ
منتورینگ یکی از تکنیک های توسعه منابع انسانی است و برای آن تعریف های مختلفی گفته شده است. به طور کلی منتورینگ به یک رابطه گفته می شود که در آن براساس توافق دوطرفه یک شخص با تجربه (منتور)، یک فرد کم تجربه تر (منتی) را مود حمایت قرار می دهد. هر چند که این نوع رابطه همواره برای نوع بشر وجود داشته است لکن مبحث منتورینگ از اواسط دهه 80 میلادی توسط محققین رشته های روانشناسی ومدیریت مورد توجه قرارگرفته و ادبیات علمی و آکادمیک آن شروع به توسعه یافت. ریشه تئورییک منتورینگ شغلی در نظریه مراتب شغلی (Career Stage Theory) است. به طور خلاصه این نظریه تشریح می کند که افراد در طی مسیر شغلی خود، در مرحله اول که تا حدود سی سالگی است بیشتر در سدد توسعه مهارت ها و موقعیت های شغلی خود هستند. در مرحله دوم که تا حدود چهل سالگی به طول می انجامد تمرکزشان بیشتر بر تثبیت شرایط شغلی است. بعد از چهل سالگی افراد یک یا دو مرحله دیگر خواهند داشت ولی به مرور به این فکر می افتند که از خودشان اثر به جا بگذارند. منتورینگ، افرادی از دسته اول که مایل به توسعه خود هستند را به افرادی از دسته آخر که مایل به بر جا گذاشتن اثر از خود هستند مرتبط می کند.
منتورینگ را از جهات گوناگون می توان تقسیم بندی کرد. در یک نوع تقسیم بندی کلی به لحاظ محیط و نوع مخاطب برنامه منتورینگ، چهار حالت منتورینگ شغلی، جوانان، آموزشی و ترک اعتیاد در نظر گرفته می شود. در تقسیم بندی دیگر ازحیث اینکه فرد دیگر یا سازمان، منتور و منتی را به هم مرتبط کنند یا در مقابل خود منتور و منتی همدیگر را برگزینند، منتورینگ در دو نوع رسمی و غیر رسمی (formal - informal) تقسیم بندی می شود. از نگاه دیگر منتورینگ از حیث اینکه تشکیل رابطه در یک مکان فیزیکی واقع شود یا در مقابل هم مکانی بین منتور و منتی نباشد، به دو نوع رودررو و غیر مستقیم تقسیم می شود. همچنین می توان منتورینگ را در دو نوع فردی و گروهی در نظر گرفت. در منتورینگ گروهی که بیشتر در بین افراد سی سال به بالا رایج است، یک گروه از افراد با هم توافق می کنند که در هر جلسه سایر اعضای گروه منتور یک نفر باشند. آنچه که ما در شرکت بلند پایه در سدد اجرای آن هستیم بر اساس تقسیم بند های مذکور، منتورینگ شغلی، رسمی، رودررو و فردی است.
از جمله دستاورهای برنامه منتورینگ برای منتور می توان به این موارد اشاره داشت: احساس رضایت روانی، آشنایی با مباحث نوین مطروحه در دانشگاه ها، و احساس پویایی و نشاط. همچنین از مهمترین دستاوردهای منتورینگ برای یک سازمان می توان به این موارد اشاره نمود: انتقال درست ارزش ها و فرهنگ سازمانی به افراد جدید، توسعه منابع انسانی، ارتقای سرمایه اجتماعی (حتی افرادی که سازمان راترک میکنند همواره به واسطه یک برنامه منتورینگ خوب خاطره خوبی از سازمان خواهند داشت)، تقویت برنامه های مدیریت دانش و کمک به پایدارشدن الگوی سازمان یادگیرنده. منتورینگ برای منتی هم دستاورهای مثبتی همچون آشنایی با تجارب افراد با سابقه، توسعه شبکه ارتباطی، کمک به کشف استعدادها و فرصت های بالقوه، و کمک به تثبیت شغلی را به دنبال دارد.
موفقیت برنامه منتورینگ در یک سازمان وابسته به عوامل گوناگونی است. بدیهی است که نقش مدیریت سازمان در حمایت و تسهیل اجرای برنامه منتورینگ بسیار به سزاست. اما کلید موفقیت برنامه منتورینگ در دستان منتورهاست. یک منتور ایده آل باید واجد خصوصیاتی همچون این موارد باشد: مهارت های ارتباطی همچون هنر خوب گوش دادن و درک زبان بدن، توانایی برقراری ارتباط صمیمانه به گونه ای که منجر به افشای رازها بشود، امین و رازدار بودن، توانایی درک نقاط ضعف وقوت منتی، توانایی درک فرصت ها وقابلیت های منتی و در مقابل تهدید ها و مشکلات احتمالی آینده، توانایی هدف گذاری، و در نهایت توانایی ایجاد انگیزه در منتی.
منتور برای منتی نقشهای مختلفی را ممکن است ایفا کند که می توان بر اساس آخرین متون علمی مرتبط، آنها را در این شش حالت بر شمرد: مربی، مراقب، حامی، مشاور، معرفی کننده منابع، و در آخر مرتبط کننده با سایر افراد. برای آنکه نحوه تشخیص نقش های منتور بر حسب شرایط روشن تر شود می توان نوع رابطه منتور-منتی را بر اساس دو محور ارزیابی نمود:
محور نخست بر اساس میزان چالشی یا در مقابل پرورشی بودن نوع رابطه است. وقتی منتور منتی را تحت یک نیروی رانشی قرار می دهد در حقیقت برای او چالش ایجاد می کند. در مقابل وقتی که منتور تحت نیروی چالش زایی نیست و منتور تنها به حمایت و تشویق می پردازد، منتور تنها به حالت پرورشی عمل می کند.
محور دیگر هدایتی یا در مقابل غیر هدایتی بودن رابطه منتور با منتی است. در حالت هدایتی، سکان رابطه در دستان منتور است و اوست که درباره محتوا، جهت گیری بحث، هدفگذاری و... تصمیم می گیرد. حال آنکه در حالت غیر هدایتی این منتی است که رابطه را مدیریت می کند.
بر اساس این دو محور، 4 نقش بارز و اصلی که منتور ممکن است برای منتی ایفا کند را می توان تعریف نمود که در نمودار مشخص شده است. به طور کلی در طول برنامه منتورینگ، منتور ابتدا بیشتر در نقش مربی ظاهر می شود و به مرور بیشتر نقش مراقب و مشاور را ایفا می کند و هر چه رابطه بیشتر ادامه پیدا می کند، منتور نقش معرفی کننده افراد و منابع جدید به منتی ر ا ایفا خواهد کرد. باید توجه داشته که این سیر، وجه غالب نقش منتور است حال آنکه در هر شرایط ممکن است منتور تغییر نقش دهد. حتی در یک جلسه ممکن است در خصوص موارد گوناگون مطروحه منتور نقش های مختلفی را ایفا کند.
نکته بسیار مهم تاثیر خصوصیات شخصیتی منتی بر نقش غالبی است که منتور ایفا می کند. به طور کلی سه عامل زیر از جانب منتی بسیار حائز اهمیت هستند:
میزان روحیه خود نظارتی (self-monitoring) : این ویژگی بیان گر میزان حساسیت فرد نسبت به شرایط و نشانه های اجتماعی است. افرادی که روحیه خود نظارتی بالایی دارند، در تشخیص شرایط اجتماعی و تغییر و تطبیق خود با شرایط مهارت بیشتری دارند بنابر این برای این افراد می توان کمتر هدایتی رفتارنمود. در مقایل منتی هایی که از میزان روحیه خود نظارتی کمتری برخوردارند، لازم است مستقیما مورد هدایت قرار گیرند زیرا توانایی کمتری در تشخیص و انطباق خود با شرایط را دارند.
میزان ثبات احساسی روانی (emotional stability) : افرادی هستند که شرایط تاثیر کمتری بر روحیاتشان دارند در مقابل افرادی که حالاتشان تا حدود زیادی وابسته به شرایط است. برای منتی هایی که ثبات احساسی روانی بیشتری دارند می توان شرایط چالش زا فراهم نمود و در مقابل منتور برای منتی هایی که از ثبات احساسی روانی کمتری برخوردارند بهتر است بیشتر پرورشی عمل کند.
نوع مرکزیت کنترل (locus of control) : افرادی هستند که بر این باورند شرایطشان تا حدود زیادی در اختیار خودشان است یا به عبارت دیگر بر این باورند که خودشان رقم زننده شرایط خودشان هستند؛ چنین افرادی را دارای نوع مرکزیت کنترل درونی می دانیم. اما در مقابل افرادی بر این باورند که شرایطشان بیشتر تابع وقایعی خارج از کنترلشان اعم از تصمیمات و کارهای سایر افراد یا شانس و اقبال می باشد. چنین افرادی را دارای نوع مرکزیت کنترل بیرونی می دانیم. برای منتی هایی که دارای نوع مرکزیت کنترل بیرونی هستند بهتر است منتور بیشتر در نقش مربی و در بعضی مواقع تا حدودی شبکه ساز و معرفی کننده منابع ظاهر شود. حال آنکه برای منتی هایی که نوع مرکزیت کنترلشان درونی است، منتور می تواند بیشتر در نقش مشاور و در بعضی مواقع تا حدودی مراقب قرار گیرد.
روند اجرایی برنامه:
قبل از اینکه منتی ها به منتور ها معرفی شوند، پارامترهای شخصیتی فوق الذکر ارزیابی می شوند تا منتورها به طور کلی بدانند که با هر متتی چگونه باید رفتار کنند. البته این ارزیابی فقط برای تسهیل کار منتور بوده و در نهایت این منتور است که بر اساس تجربه خود تشخیص می دهد که چگونه و در چه نقشی با منتی رابطه برقرار کند.
تحقیقات علمی نشان می دهد لازم است در طول اجرای فاز اول برنامه که حدوداً شش ماه خواهد بود، هر منتور با منتی ماهانه سه تا چهار جلسه داشته باشد. مدت زمان هر جلسه نباید کمتر از 45 دقیقه باشد و البته توصیه می شود که بیش از یک ساعت و نیم هم نباشد. در یک تا سه جلسه اول بهتر است منتور بیشتر به افشاگری از خود بپردازد تا اصطلاحاً یخ روابط باز شود و منتی هم بتواند زبان به مشکلات و دغدغه های خود باز کند. به مرور بهتر است منتور ها بیشتر در نقش شنونده باشند تا گوینده.
منتور ها باید توجه داشته باشند که رازداری شرط اساسی در برنامه منتورینگ است و منتور وظیفه دارد که بیش از هر چیز منافع منتی را در نظر بگیرد. برنامه منتورینگ با هدف توسعه انسانی منتی اجرا می شود و به هیج عنوان برای سازمان کشف نقاط ضعف یا سوء عملکردهای منتی مد نظر نیست. اگر حتی منتی مواردی از کارهای خود را مطرح کند که مستقیما باعث ضرر سازمان شده است، باز منتور لازم نیست که آن ها را به مسؤولان مربوطه گزارش کند بلکه در مقابل لازم است منتی را به گونه ای هدایت کند که خود او با اصلاح عملکرد به تغییر رویه و جبران خسارت بپردازد. آنچه که منتور ها گزارش خواهند کرد صرفا تاریخ، زمان، مکان و طول مدت جلسات است. برای این منظور فرم هایی در اختیار منتور ها قرار خواهد گرفت.
دستاوردها برای منتی
✤ دستیابی به دانش های تجربی
✤ توسعه شبکه ارتباطی
✤ آرامش روانی
✤ کمک به تثبیت و ارتقاء شغلی
دستاورها برای منتور
✤ رضایت روانی
✤ دستیابی به دانش های نوین
✤ ارتقای جایگاه اعتباری در بین هم رده ها
✤ احساس پویای و خلاقیت
عوامل اثر گذار از جانب منتی
✤ میزان روحیه خود نظارتی (Self-monitoring)
✤ ثبات احساسی- روانی (Emotional stability)
✤ هوش کلی (General intelligence)
✤ نوع مرکزیت کنترل روانی (Locus of Control)
✤ درونی - بیرونی (Internal – External)
